为进一步加强机要文件管理，防止文件丢失和失泄密事件发生，依据有关规定，特制定本制度。

一、机要文件收发登记制度

1．学院所有机要文件的签收、登记、呈批、分发、传阅、回收、归档、销毁工作，由学院行政办公室公室确定一名机要人员专门负责。

2．机要人员对收到的机要件，要注意检查邮封是否破损，逐件核对封内文件。上级来文属于机要文件的，除机要人员和行政办公室公室主任外，其他人员不得拆看；属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅；要求校领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送校领导本人，任何人不准拆阅。

3．严格收发登记手续。收文登记要注明来文单位、发文字号编号、标题、密级、份数、收文时间；发文登记要注明发文字号、编号、发文时间；严格实行监签手续，杜绝漏签现象。

4．严格遵守季度核文制度，及时进行核查。

二、机要文件办理程序及要求

1．签收。签收机要文件时应认真核对机要编号，启封后按发文通知单逐件清点，重要文件逐页清点，若发现问题，及时向发文机关查询并采取相应的处理措施

2．登记。文件签收后，分类在收文登记簿和发文登记薄上登记，注明来文单位、发往单位、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、份数、份号、收发时间等。

3．呈批。及时附上文件处理笺，呈学院有关领导批阅。

4．传阅。严格按《机要文件传阅制度》处理。

5．回收。机要文件传阅完毕后要及时回收，核对入柜，以备存档。

6．归档。机要文件的归档要齐全，分类要准确，并于次年4月底前完成。

7．销毁。机要文件的销毁要严格登记手续，注明所销文件的发文字号、份数及销毁时间。

三、机要文件传阅制度

1．所有机要文件均应先呈学院行政办公室公室主任签批，然后按签批阅文范围进行传阅，一般按领导职务高低、分工下传，由机要人员亲自送、亲自取，杜绝横传、漏传和自行扩大范围现象。

2．文件传阅要迅速、及时。急件随到随办，一办到底。一般件在半月内处理完毕。需要具体落实的文件，先送主管领导提出落实意见，再呈主要领导审阅。

3．文件传阅过程中，若主要领导有批示意见，应认真登记并及时按批示意见办理。需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。

4．坚持每日两送两取制度，严禁文件在机要室外过午、过夜。机要员必须把文件亲自交到领导手中，领导不在时，不得擅自放在领导办公室。如确需在中午、夜晚阅文者，要办理借阅手续。

5．文件传阅、办理完毕后，要认真清点，分类存人保险柜，以备归档和使用。

四、机要文件借阅制度

1.机要室一般只负责学校校级领导借阅文件，其他人员确需借阅文件，须行政办公室公室领导批准，并严格履行登记手续，认真填写文件借阅登记簿和借阅单。

2．查阅绝密级文件，须经学校主管领导批准，并在机要室阅文室内阅读，不得将文件带出机要室。

3．借阅文件一般当天借当天还，最长不超过3天。归还借阅文件时要在《文件借阅登记薄》上注明借阅手续，注明归还日期。

五、机要文件清退销毁制度

1．当年的机要文件应在次年4月底前清退、销毁完毕。

2．清退机要文件，机要员应逐份清点，严格履行签字手续。

3．如有文件丢失，要及时报告主管领导，严格按照《保密法》规定进行处理。

4．文件销毁前要严格清点、登记，经有关领导批准后，实行两人监销，定点销毁，任何单位和个人不得自行销毁。